De Power BI al correo, sin capacidad Premium

Un lunes cualquiera me llegó una petición que suena trivial:

«¿Puedes hacer que esta tabla del reporte llegue a las 10:30 pm al correo del equipo?»

Trivial no era. Tres días después tenía un flujo funcionando, y por el camino me encontré con catorce problemas distintos que nadie había documentado juntos. Este artículo es lo que me hubiera gustado leer el lunes por la mañana.

Sección 01La restricción que lo condiciona todo

Antes de escribir una línea de DAX hay que ser honesto sobre con qué contamos realmente para resolver el problema. La restricción era esta:

La solución debe operar únicamente con Power BI Pro y Power Automate en su nivel estándar. Sin capacidad Premium, Embedded o Fabric. Sin conectores premium de Power Automate.

Esta frase no es un detalle administrativo. Es la que descarta los dos caminos obvios y obliga al diseño que verás más abajo. Si tú sí tienes capacidad de pago, no leas el resto: usa las suscripciones nativas y ahórrate el mantenimiento.

Sección 02Lo que probé primero, y por qué no funcionó

Vale la pena contarlo, porque probablemente vas a intentar lo mismo.

2.1 · Exportar la imagen del reporte a archivo

Descartado. La acción de exportación de reportes a archivo (imagen o PDF) exige que el reporte viva en un workspace respaldado por capacidad Premium, Embedded o Fabric. En capacidad compartida (Pro estándar) la acción simplemente no está disponible.

No es un problema de permisos ni de configuración: es de infraestructura. No hay workaround.

Y cuidado con una confusión que sale cara: Premium Per User tampoco sirve. Suena a Premium, pero es una licencia por usuario, no una capacidad, y la exportación a archivo no funciona con ella. Más de uno ha pagado PPU para resolver justo esto y se ha quedado igual.

2.2 · Suscripción nativa de Power BI

Descartado en la mayoría de entornos reales. Las suscripciones nativas pueden enviar una imagen de la página del reporte con Pro. Pero fallan cuando concurre alguna de estas tres condiciones, que son sorprendentemente frecuentes:

1. La identidad corporativa no tiene buzón asociado. La cuenta existe en el directorio, pero no tiene Exchange. No hay a dónde enviar.
2. El buzón real está fuera del tenant. El correo del equipo vive en un proveedor externo, y Pro no permite suscribir destinatarios externos.
3. Hay destinatarios sin licencia. Suscribirlos exige capacidad de pago.

Y aunque ninguna aplique, queda un límite de diseño: el formato del correo es fijo. No puedes maquetar, no puedes poner tu propio encabezado, no puedes agrupar tres tablas en un mismo envío.

2.3 · La decisión de diseño

Aquí está el cambio mental que resuelve todo:

Deja de intentar enviar el visual. Consulta el modelo.

El visual es una representación. El dato vive en el modelo semántico, y hay una API pública para preguntarle cosas: la ejecución de consultas (executeQueries), que Power Automate expone como la acción Run a query against a dataset.

Consecuencia bonita: como el correo sale desde una cuenta con buzón real mediante un conector de correo estándar, los destinatarios no necesitan licencia de Power BI. Reciben un correo, no un reporte.

Sección 03Antes de empezar: entorno y precondiciones

Y estas son las precondiciones. No pierdas una tarde para descubrirlas al final.

Sección 04Patrón A — Tabla simple, formato uniforme

Aplica cuando la tabla tiene una sola sección y un estilo uniforme: sin colores por celda o fila que dependan del dato.

Son cinco pasos. Vamos uno por uno.

Paso 1 · Recurrence

El disparador programado.

• Interval / Frequency: el que necesites (Day / 1).
• Time zone: tu zona horaria local. No lo dejes en UTC. Este campo evita la mitad de los problemas de «ayer/hoy» que verás en el catálogo de fallas.
• At these hours / minutes: la hora fija de envío.

Regla de oro: la hora de envío va después del último refresco programado del modelo, con margen. Si el refresco es a las 22:00 y suele tardar 20 minutos, no programes el envío a las 22:15.

Paso 2 · Run a query against a dataset

Aquí ocurre lo importante. La acción pide workspace, dataset y una consulta DAX. Este es el esquema que uso como base:

DEFINE
    VAR _FiltroBase =
        FILTER (
            KEEPFILTERS ( VALUES ( 'Tabla'[Dimension] ) ),
            NOT ( 'Tabla'[Dimension] IN { BLANK() } )
        )

    VAR _Core =
        SUMMARIZECOLUMNS (
            ROLLUPADDISSUBTOTAL ( 'Tabla'[Dimension], "EsTotal" ),
            _FiltroBase,
            "M1", [Medida1],
            "M2", [Medida2]
        )

    VAR _Ventana =
        TOPN ( 100000, _Core, [EsTotal], 1, [M1], 0 )

EVALUATE
    _Ventana
ORDER BY
    [EsTotal] ASC,
    [M1] DESC

Tres convenciones que importan:

1. ROLLUPADDISSUBTOTAL añade la fila de total y una bandera (EsTotal) que te dice si esa fila es el subtotal.
2. Ordenar la bandera en ascendente manda el total al final. Las filas de detalle traen 0, el total trae 1. ASC lo empuja abajo. Si lo pones DESC, el total te aparece arriba (falla P6).
3. Un TOPN holgado evita truncar filas. Ponlo cerca del límite de la API, no en 1000 «por si acaso». Eso sí, el techo real no se mide solo en filas; en la falla P8 explico por qué.

Un truco que ahorra tiempo: construye el visual en Power BI Desktop, abre el Performance Analyzer, copia la consulta DAX generada y úsala como punto de partida. Pero léela antes de pegarla, porque suele traer basura (ver falla P4).

Paso 3 · Parse JSON y Select

Van juntos porque son la misma idea en dos mitades: el Parse JSON le da estructura tipada al resultado y el Select decide qué se ve y cómo.

3a · Parse JSON

La acción devuelve las filas en firstTableRows. En la entrada del Parse JSON pon:

body('Run_a_query_against_a_dataset')?['firstTableRows']

Y el esquema, con las propiedades anulables. Esto es crítico: si declaras "type": "string" a secas y llega un null, el flujo revienta.

{
  "type": "array",
  "items": {
    "type": "object",
    "properties": {
      "Tabla[Dimension]": { "type": ["string", "null"] },
      "[M1]":             { "type": ["number", "null"] },
      "[M2]":             { "type": ["number", "null"] },
      "[EsTotal]":        { "type": ["integer", "null"] }
    }
  }
}

Fíjate en la forma de los nombres: las columnas del modelo llegan como Tabla[Columna] y las medidas como [Medida], con los corchetes incluidos. Cópialos exactos desde una ejecución de prueba.

3b · Select

Esta acción hace dos trabajos: renombrar las columnas a los títulos que verá el destinatario, y formatear números y fechas.

El formateo se hace aquí, no en el DAX. Así el DAX devuelve números limpios y el flujo decide la presentación. El sufijo del formato es el de .NET: N0 para miles sin decimales, P2 para porcentaje con dos.

Si vas a usar el Patrón B, este es el momento de arrastrar la columna de color. Se añade una fila más al Select, con un nombre que empiece por guion bajo para recordar que es auxiliar:

En el Patrón A esa fila sobra. En el Patrón B es la que hace todo el trabajo, y por eso se explica más abajo.

Paso 4 · Create HTML table + Compose

Create HTML table con From = salida del Select y Columns = Automatic. Te devuelve una tabla HTML sin ningún estilo, literalmente <table><tr><th>…

Para que no parezca un correo de 1998, un Compose que inyecta CSS reemplazando las etiquetas:

replace(
  replace(
    replace(
      body('Create_HTML_table'),
      '<table>',
      '<table style="border-collapse:collapse;width:100%;font-family:Segoe UI,Arial,sans-serif;font-size:13px;">'
    ),
    '<th>',
    '<th style="background-color:#0E2233;color:#FFFFFF;padding:8px 10px;text-align:left;border:1px solid #D7DFE6;">'
  ),
  '<td>',
  '<td style="padding:7px 10px;border:1px solid #D7DFE6;color:#0E2233;">'
)

Es feo, pero es la forma más corta de estilizar una tabla generada automáticamente.

Paso 5 · La fecha y el envío

Un Compose para la fecha, convertida a zona local antes de formatear:

formatDateTime(
  convertTimeZone(utcNow(), 'UTC', 'SA Pacific Standard Time'),
  'dd/MM/yyyy'
)

Sustituye el identificador de zona por el tuyo (E. South America Standard Time, Central Standard Time (Mexico), Romance Standard Time…). Y después, Send an email (V2), pegando el HTML en la vista de código del cuerpo (el botón </>), no en el editor visual.

Y esto es lo que recibe el equipo

Este es el resultado, con datos de ejemplo. Nadie en la lista de destinatarios tiene licencia de Power BI: para ellos esto es un correo más, y esa es exactamente la idea.

Sección 05Patrón B — Formato condicional y múltiples secciones

Extiende el Patrón A cuando necesitas (a) resaltar filas o celdas según el dato, o (b) meter varias tablas en un mismo correo, una por segmento.

5.1 · Por qué el Patrón A no alcanza

Create HTML table aplica el mismo estilo a todas las celdas. No puede leer el valor de cada fila para decidir un color. No hay parámetro, no hay opción escondida: la acción genera la tabla completa de una vez y tú solo puedes hacer reemplazos globales sobre el resultado.

Para pintar por valor, hay que construir el HTML a mano, fila por fila.

5.2 · El truco: que el color venga del modelo

En vez de meter la lógica de color en el flujo, donde es horrible de mantener, la pongo como medida en el modelo:

Color Fila =
SWITCH (
    TRUE (),
    [Cumplimiento] >= 1,    "#2F6B4F",
    [Cumplimiento] >= 0.85, "#B4531A",
    "#A03030"
)

Ventajas: la regla vive junto al resto de la lógica de negocio, se prueba en Desktop y si cambian los umbrales no hay que tocar el flujo.

La medida entra en la consulta como una columna más y llega al Parse JSON como [Color Fila]. De ahí la recoge el Select en la clave _color que viste en el paso 3b, y es esa clave la que se lee en el bucle. Si te saltas ese paso, todas las filas te van a salir blancas y vas a revisar el bucle durante media hora sin encontrar nada.

5.3 · Construcción manual, paso a paso

Al inicio del flujo, un Initialize variable de tipo String por cada sección, arrancando con el encabezado:

concat(
  '<table style="border-collapse:collapse;width:100%;font-family:Segoe UI,Arial,sans-serif;font-size:13px;">',
  '<tr>',
    '<th style="background-color:#0E2233;color:#FFFFFF;padding:8px 10px;text-align:left;">Segmento</th>',
    '<th style="background-color:#0E2233;color:#FFFFFF;padding:8px 10px;text-align:right;">Ventas</th>',
  '</tr>'
)

Dentro de un Apply to each sobre la salida del Select, un Append to string variable:

concat(
  '<tr style="background-color:',
    if(equals(item()?['_color'], null), '#FFFFFF', item()?['_color']),
  ';color:',
    if(equals(item()?['_color'], null), '#111111', '#FFFFFF'),
  ';">',
  '<td style="padding:7px 10px;border:1px solid #D7DFE6;">',
    coalesce(item()?['Segmento'], ''),
  '</td>',
  '<td style="padding:7px 10px;border:1px solid #D7DFE6;text-align:right;">',
    coalesce(item()?['Ventas'], ''),
  '</td>',
  '</tr>'
)

Fuera del bucle, un último Append con '</table>'.

Dos detalles que separan un flujo que funciona de uno que funciona siempre:

• La columna de color viaja en el Select como campo auxiliar (yo la llamo _color) y se consume solo dentro del atributo style. Nunca se emite como celda visible.
• El control de concurrencia del Apply to each tiene que estar desactivado. Viene así de fábrica, pero se activa con un clic y es tentador cuando el bucle va lento. Si lo activas, varias iteraciones escriben sobre la misma variable a la vez y no solo se desordenan las filas: se pierden. Dos iteraciones leen el mismo valor y una pisa a la otra. Lo peor es que el flujo termina en verde, sin error, así que lo descubres cuando alguien te dice que en el correo faltan clientes.

El correo que sale de aquí

Mismo flujo de fondo, resultado muy distinto: dos tablas separadas en un solo envío y una fila en rojo que salta a la vista antes de leer un solo número.

5.4 · Optimización opcional: elimina el bucle

Si la tabla tiene cientos de filas, el Apply to each se vuelve lento: es una acción por fila. Hay una alternativa mucho más rápida.

Usa un Select en modo texto (el botón que cambia de mapa a expresión única) donde cada elemento ya sea el <tr> completo, y luego únelos:

join(body('Select_filas_HTML'), '')

Un solo paso, sin bucle. La lógica del concat es idéntica; solo cambia dónde vive.

5.5 · Patrón A o Patrón B: cómo decidir

Y si prefieres decidirlo en veinte segundos:

Sección 06El catálogo de fallas

Esta es la parte que más me hubiera servido tener. Cada problema con su causa raíz y su solución, para que lo uses como guía de diagnóstico rápido.

Sección 07Checklist de operación y mantenimiento

Imprímela y pégala al lado del flujo.

• La hora de envío queda después del refresco programado del modelo, con margen.
• Las cifras se validan contra el Service, no contra el entorno de desarrollo, y tras el mismo refresco.
• En Patrón B: los nombres de columna son idénticos entre Select y Append.
• En Patrón B: todas las variables se declaran al inicio del flujo.
• En Patrón B: cada tabla se cierra fuera del bucle.
• En Patrón B: el control de concurrencia del Apply to each está desactivado.
• Si cambian nombres de columnas en el modelo, se revisa el esquema del Parse JSON y las referencias del Select/Append.
• En copias de un flujo: activarlas, revisar conexiones y verificar que cada etapa consuma su propia fuente.
• Las fechas del cuerpo del correo son dinámicas y localizadas, nunca valores fijos.
• Hay una alerta o un Configure run after que avise si el flujo falla. Un correo que deja de llegar es más peligroso que uno con un error visible.

Sección 08Glosario

Sección 09Lo que me llevé de todo esto

Tres ideas que aplico ahora en cualquier automatización, no solo en esta.

La restricción define la arquitectura

No perdí tiempo buscando cómo saltarme el licenciamiento; lo acepté como dato de entrada y diseñé desde ahí. La solución elegante casi nunca es la que pelea contra el terreno.

El visual no es el dato

Cada vez que te pidan «mandar lo que se ve en el reporte», pregúntate si de verdad necesitas la imagen o solo los números. Casi siempre son los números, y los números tienen una API.

Un total que no cuadra cuesta más que un correo que no llega

Si el correo falla, alguien te escribe. Si el total está mal por 50 unidades durante tres meses, nadie te escribe y todos toman decisiones con datos rotos. Valida los totales primero.

Sección 10Fuentes oficiales

• Datasets - Execute Queries (API REST de Power BI) learn.microsoft.com/rest/api/power-bi/datasets/execute-queries
• La acción «Run a query against a dataset» en Power Automate powerbi.microsoft.com/blog/unlocking-new-self-service-bi-scenarios-with-executequeries-support-in-power-automate
• Exportar reportes de Power BI a archivo: requisitos de capacidad learn.microsoft.com/power-bi/developer/embedded/export-to
• Suscripciones por correo a reportes y paneles learn.microsoft.com/power-bi/collaborate-share/end-user-subscribe
• Configuración de integración del tenant (Dataset Execute Queries REST API) learn.microsoft.com/fabric/admin/service-admin-portal-integration
• Función ROLLUPADDISSUBTOTAL (DAX) learn.microsoft.com/dax/rollupaddissubtotal-function-dax
• Función SUMMARIZECOLUMNS (DAX) learn.microsoft.com/dax/summarizecolumns-function-dax